Le transfert des documents vers l'hôtel-Dieu

La mise en oeuvre de procédures

Dans un premier temps l’équipe a envisagé le déménagement à partir des plans pour répartir les domaines de connaissance en fonction des espaces dévolus à la lecture publique dans l’hôtel-Dieu.

Les agents ont ensuite mis au point une adaptation de l’indexation Dewey. Ce mode de classement est visualisé par des numéros figurant sur la tranche de chaque livre, permettant de signaler sa place dans la bibliothèque et, ainsi, de le retrouver parmi tous les rayonnages. Cette indexation peut être comparée à l’adresse de l’ouvrage dans les rayons. Cette classification est internationale ; elle peut se conformer aux différents types de bibliothèque et de publics.
Par la suite, des procédures de catalogage uniforme des documents ont été adoptées. Jusqu’à présent, les documents étaient étiquetés par un code-barres. Dorénavant, ils seront équipés d’une puce électronique : la radio-identification. Désignée couramment par le sigle RFID. Les puces RFID sont apposées sur chacun des documents de la bibliothèque disponibles au prêt.

Une fois que tout le système de classification et emprunt était organisé, les équipes ont commencé à acheter les documents et à les équiper. Passer d’une bibliothèque de 120m2 à une bibliothèque de 1800m2 a nécessité la création et la mise à niveau des fonds. Le personnel s’est ainsi intéressé à l’achat de médias différents des livres. Ainsi, CD, DVD et autres supports dématérialisés, qui étaient jusqu’alors absents de l’Inguimbertine, vont investir l’hôtel-Dieu.

L’étape suivant l’achat a consisté en l’équipement des documents et leur protection. Chaque ouvrage a été catalogué, recouvert et équipé manuellement afin d’assurer sa longévité dans la bibliothèque. À l’ouverture, 40 000 documents seront disponibles.

Le déménagement et l’agencement des documents

La préparation et le stockage des documents qui prendront place sur les rayonnages de l’hôtel-Dieu a lieu dans un local situé à Carpentras. Un transporteur a été sollicité pour le déménagement qui s’est tenu du 17 au 28 juillet, grâce à des bibliothèques roulantes et caisses de stockage.
Le reliquat de documents sera ensuite transféré par les agents du centre technique municipal en septembre.

Les documents sont mis en rayon par une quinzaine d’agents, en respectant l’indexation Dewey, depuis le début du transfert et jusqu’à l’ouverture de la bibliothèque au public.
Le transfert des livres n’est pas organisé par ordre alphabétique, par exemple de la lettre A à G puis H à Z. L’agencement des documents et des espaces n’ayant été envisagé que sur plans, le transfert et la mise en rayon physique des documents demandent souvent une adaptation et des modifications par rapport aux projets initiaux.